Jak otworzyć restaurację? Od idei po pierwszego klienta

Otworzenie restauracji to ambitne wyzwanie, które niestety oprócz pasji wymaga przede wszystkim odpowiedniego zaplanowania. Aby skutecznie założyć własny lokal gastronomiczny, musimy opracować solidny biznesplan, który będzie fundamentem dalszych działań. To jednak dopiero początek. Czeka nas jeszcze pozyskiwanie środków, wybór miejsca, czy chociażby jego promocja. W poniższym artykule przedstawiamy poszczególne etapy całego procesu – od koncepcji do pierwszego klienta. Razem sprawdzimy, jak unikać najczęstszych błędów, jak spełnić wymogi formalne do otwarcia restauracji oraz jak sprawnie przejść przez wszystkie etapy zakładania biznesu.
Spis treści:
Jak otworzyć restaurację krok po kroku?
Otwarcie własnej restauracji to proces wymagający od nas przemyślanych działań na każdym jego etapie. Od wyboru odpowiedniej koncepcji i stworzenia solidnego biznesplanu, przez załatwienie wszystkich formalności prawnych, aż po wybór lokalizacji i wyposażenie kuchni. Równie ważne jest też zatrudnienie zespołu, który będzie wspierał nas w codziennym prowadzeniu lokalu. Przejdźmy przez te etapy, by stworzyć restaurację, która z powodzeniem przyciągnie pierwszych gości i sprawi, że będą chcieli do nas wracać.

Krok 1 – Koncepcja i stworzenie biznesplanu
Pierwszym krokiem do otworzenia restauracji jest dokładne określenie naszej koncepcji. To etap, w którym definiujemy, jaki rodzaj kuchni chcemy serwować, do jakiej grupy docelowej chcemy trafić, oraz jaki będzie ogólny styl i atmosfera lokalu. Wszystko to powinno być spójne z naszymi celami biznesowymi oraz, co niestety często ważniejsze, z rynkiem, na którym zamierzamy działać.
Kiedy mamy już jasną wizję, przystępujemy do stworzenia biznesplanu restauracji. To dokument, który będzie przewodnikiem w trakcie realizacji całego przedsięwzięcia. Niezbędny będzie również w przypadku, kiedy będziemy chcieli uzyskać dofinansowanie na nasz biznes. Powinien on obejmować analizę rynku, plan marketingowy, prognozy finansowe, szacowane koszty otwarcia i prowadzenia restauracji, a także strategię zarządzania ryzykiem. Ważne, aby przygotować go skrupulatnie. Najlepiej, aby w trakcie przyjąć rolę pesymisty i znaleźć jak najwięcej wad całego projektu. Dzięki temu z powodzeniem unikniemy większej ilości przykrych sytuacji w przyszłości.
Zobacz też:
Krok 2 – Pozyskanie funduszy na otwieranie restauracji
Zanim przystąpimy do realizacji naszego planu, konieczne jest zabezpieczenie odpowiednich środków finansowych. Pozyskanie funduszy to jeden z najważniejszych kroków w procesie zakładania działalności gastronomicznej i jakiejkolwiek innej. Odpowiedni kapitał pozwoli na realizację wszystkich niezbędnych inwestycji i zabezpieczy nas w razie nieprzewidzianych problemów. Poniżej przedstawiamy kilka propozycji na to, skąd wziąć fundusze na ten cel:
- Kapitał własny – to najbardziej oczywiste źródło. Jeśli posiadamy oszczędności, możemy je przeznaczyć na sfinansowanie części lub całości inwestycji. Zaletą tego rozwiązania jest brak konieczności spłaty zobowiązań, co oczywiście zmniejsza ryzyko finansowe.
- Kredyty i pożyczki – to z kolei jedno z najprostszych rozwiązań w przypadku gdy dysponujemy zbyt małym kapitałem własnym. Korzystając z tej opcji, warto porównać oferty różnych banków, aby wybrać najkorzystniejsze warunki. Bez wątpienia interesującą opcją może być tutaj program wsparcie w starcie, realizowany przez BGK.
- Dotacje z Unii Europejskiej lub te z urzędu pracy – to zazwyczaj najkorzystniejsza opcja. Programy te często oferują bezzwrotne wsparcie dla nowych przedsiębiorców. Warto więc regularnie sprawdzać ich dostępność.
- Crowdfunding i prywatni inwestorzy – to zdecydowanie trudniejsza opcja pozyskiwania funduszy. Niemniej, dobrze przemyślana może przynieść spektakularne efekty. Crowdfunding to zbieranie pieniędzy od społeczności internetowej. Jeżeli przedstawimy im lub prywatnym inwestorom naprawdę kreatywny i dobry plan, możliwe, że zechcą wspomóc nasz projekt.
Krok 3 – Wybór i adaptacja lokalu
Kolejnym krokiem w procesie otwierania restauracji jest wybór jej lokalizacji i adaptacja lokalu.
Wybierając odpowiednie miejsce, warto zestawić je z profilem grupy docelowej i zastanowić się, czy rzeczywiście dookoła znajdują się klienci, których szukamy. Należy mieć na uwadze fakt, że zdecydowana większość restauracji to biznesy lokalne. Oznacza to, że głównymi jej klientami będą osoby, które odwiedzają miejsca w jej okolicy lub mieszkają w pobliżu. Dotyczy to zwłaszcza początków jej funkcjonowania, kiedy jeszcze nie wyrobiliśmy sobie marki. Najlepiej, aby lokal znajdował się w obszarze o dużym natężeniu ruchu, z łatwym dostępem zarówno dla pieszych, jak i zmotoryzowanych. Należy również wziąć pod uwagę konkurencję w okolicy – zarówno bezpośrednią, jak i pośrednią.
Po wyborze lokalizacji restauracji konieczne jest jej przystosowanie do profilu działalności gastronomicznej. W zależności od stanu technicznego i przeznaczenia lokalu może nas czekać dostosowanie układu pomieszczeń do naszych potrzeb. Ważnym aspektem jest również zakup i montaż wyposażenia kuchni, dzięki któremu przyrządzimy wszystkie potrawy z menu restauracji. Podczas adaptacji lokalu, należy również pamiętać o spełnieniu wymogów regulowanych przez prawo. Lokale gastronomiczne muszą spełniać standardy dotyczące bezpieczeństwa pożarowego, BHP, a także normy sanitarne. Nie unikniemy tego, ponieważ jeszcze przed otwarciem restauracji czeka nas wizyta Inspektora Sanitarnego. Z pewnością sprawdzi, czy lokal spełnia wszystkie te wymagania.
Na koniec oczywiście, nie bez znaczenia jest wygląd sali, na której przyjmowani będą goście. Warto, aby był spójny z tym, co serwujemy. Dobrze przemyślany design wnętrza podkreśli tożsamość restauracji i przyczyni się do początków budowania solidnej marki.
Krok 4 – Formalności i rejestracja działalności
Po przygotowaniu biznesplanu, pozyskaniu funduszy i znalezieniu lokalu, kolejnym krokiem jest spełnienie wymogów formalnych. Są one niezbędne, aby legalnie prowadzić własny lokal gastronomiczny. Do wykonania na tym etapie są trzy kroki:
- Rejestracja działalności gospodarczej –zaczynamy od złożenia wniosku CEIDG-1. Możemy to zrobić online na stronie biznes.gov.pl. To zdecydowanie najłatwiejsza opcja, gdzie załatwimy niemal wszystkie formalności. Cały proces jest bezpłatny, a nasza firma może rozpocząć działalność już w dniu złożenia wniosku. Warto również pamiętać o wyborze odpowiedniej formy opodatkowania podczas rejestracji. Jeśli jednak preferujemy tradycyjne metody, istnieje możliwość rejestracji działalności osobiście w urzędzie gminy lub miasta. Korzystając z tej opcji, urzędnik wypełni cały formularz za nas.
- Zgłoszenie do ZUS – konieczne jest również zgłoszenie siebie oraz ewentualnych pracowników do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zgłoszenia można dokonać online poprzez platformę PUE ZUS.
- Uzyskanie zgody Sanepidu –przed oficjalnym otwarciem restauracji, w przeciwieństwie do wielu innych firm, musimy uzyskać zgodę od Państwowej Inspekcji Sanitarnej. Wniosek o wpis zakładu do rejestru należy złożyć co najmniej 14 dni przed planowanym otwarciem lokalu.
Poprawne wykonanie powyższych czynności jest niezwykle istotne. Jakiekolwiek niedopatrzenia w tej kwestii mogą skutkować problemami w przyszłości. Na rynku istnieje sporo firm, które zrobią to za nas. W przypadku, gdybyśmy nie mieli odpowiednio szerokiej wiedzy na powyższe tematy, zdecydowanie lepiej skorzystać z usług takich firm. Zaoszczędzimy dzięki temu mnóstwo czasu i stresu.

Krok 5 – Tworzenie menu i dobór dostawców
W końcu nadszedł czas na opracowanie nieco przyjemniejszej rzeczy – menu restauracji. Ważne jest, aby było spójne z naszą koncepcją i odpowiadało oczekiwaniom grupy docelowej. Należy mieć świadomość, że to od niego w dużym stopniu zależeć będzie nasz sukces. Przygotowując kartę dań, należy zachować bilans między szerokim ich wyborem i prostotą. Chodzi o to, by potencjalny klient miał w czym wybierać, ale dostępne opcje go nie przytłoczyły. Warto również pomyśleć o daniach specjalnych, które będą naszą wizytówką.
Na podstawie przygotowanego menu należy zastanowić się, skąd będziemy pozyskiwać składniki do przygotowywania potraw. Ich wysoka jakość jest niezwykle istotna dla sukcesu każdej restauracji. Niezależnie od tego co będziemy oferować w naszym lokalu, bez wątpienia będziemy musieli nawiązać współpracę z hurtownią warzyw i owoców. Produkty te wykorzystywane są bowiem niemal w każdych potrawach – od fast foodów po najbardziej wyrafinowane dania. Kolejne produkty zależne będą od profilu naszej działalności. Wybierając odpowiednich dostawców, niezwykle ważne jest to, aby cechowały ich:
- wysoka jakość dostarczanych produktów – wpłynie ona na opinie naszych gości, które w tej branży są bardzo ważne;
- niezawodność – ich terminowość i odpowiedzialność to podstawa do tego, aby nasz biznes działał płynnie;
- odpowiednie doświadczenie – oczywistym jest fakt, że nie musimy wiedzieć wszystkiego. W takich sytuacjach pomoc dostawcy w doborze odpowiednich produktów może okazać się niezwykle istotna.
Krok 6 – Zatrudnienie personelu
Zatrudnienie odpowiedniego personelu to kolejny istotny element sukcesu naszej restauracji. Wśród nich szczególną uwagę powinniśmy przywiązać do:
- Szefa kuchni – ważne, aby miał doświadczenie i potrafił realizować wizję naszego lokalu.
- Kelnerów – przy ich wyborze należy pamiętać, że będą twarzą lokalu. Muszą być więc przede wszystkim uprzejmi i dobrze zorganizowani.
- Pracowników zaplecza – to między innymi pomoc kuchenna i osoby odpowiedzialne za czystość.
Bardzo istotne jest to, aby zespół traktować jako całość, a nie każdego indywidualnie. Wybierając poszczególne osoby, musimy być pewni, że będą się ze sobą dogadywać. Zgrany i zmotywowany zespół restauracji bez wątpienia bowiem przełoży się na lepsze doświadczenia klientów i pozytywną reputację lokalu.
Skuteczne sposoby na rozkręcenie restauracji na początku
Na początkowym etapie działalności oczywiście najważniejsze jest przyciągnięcie pierwszych klientów i stopniowe budowanie marki. Pomocny w tej kwestii będzie przede wszystkim odpowiedni marketing restauracji. Oto kilka propozycji na to jak dać o sobie usłyszeć:
- Media społecznościowe – aktywna obecność na platformach takich jak Instagram, Facebook czy TikTok jest obecnie niemal niezbędna. Publikowanie atrakcyjnych zdjęć potraw, informacji o promocjach i wydarzeniach oraz angażowanie się w interakcje z klientami może skutecznie przyciągnąć nowe osoby.
- Promocje i oferty specjalne – na początkowym etapie warto zorganizować kilka ciekawych promocji jak zniżki, czy happy hours. Należy jednak podejść do tej kwestii z rozwagą, ponieważ ludzie szybko przyzwyczajają się do tego co dobre i po czasie, ciężko będzie zrezygnować z niektórych rzeczy bez ich oburzenia.
- Wydarzenia tematyczne i degustacje – organizowanie wydarzeń tematycznych, jak wieczory z określoną kuchnią lub degustacje nowych potraw, niekiedy mogą przyciągnąć uwagę lokalnej społeczności.
- Program lojalnościowy – metoda ta sprawdza się szczególnie w przypadku lokalnej społeczności. Przekazanie im kart stałego klienta, czy umożliwienie zbierania punktów, które będzie można wymieniać na proste przystawki czy desery, skutecznie zachęci ich do kolejnych wizyt.
To, co jednak jest najbardziej istotne to sprzedaż posiłków, które będą zawsze świeże i smaczne. Restauracja to miejsce, które ludzie uwielbiają odwiedzać ponownie. Bez wątpienia jednak nawet najlepszy marketing na nic się nie zda, jeżeli nasze produkty nie będą dobre. To do tego powinniśmy przyłożyć największą wagę, a z pewnością z czasem grono naszych klientów skutecznie zacznie się powiększać.
Podsumowanie
Otworzenie restauracji to proces, który wymaga od nas starannego przygotowania, determinacji i solidnej realizacji planu na każdym jego etapie. Od pierwszej idei, aż po formalności – każdy krok należy wykonać z największą starannością. Jeżeli rzeczywiście tak zrobimy, restauracja może stać się miejscem, które klienci będą chętnie odwiedzać. Należy jednak pamiętać, że ostatecznie to i tak nasza pasja, jakość serwowanych dań i poziom obsługi będą definiować być albo nie być. Jeżeli uda nam się to osiągnąć, na pewno będziemy czuć się spełnieni i szczęśliwi, że udało nam się stworzyć takie niezwykłe miejsce.
Zobacz też: