Jak stworzyć dobry biznesplan restauracji – poradnik z przykładem

Stworzenie dobrego biznesplanu restauracji to klucz do sukcesu naszego przedsięwzięcia. Jest on narzędziem, które pomoże nam dokładnie zaplanować wszystkie aspekty działalności, od koncepcji, przez analizę rynku, aż po finanse i marketing. W artykule poniżej wspólnie przyjrzymy się temu, jak krok po kroku go przygotować. Wszystko zilustrujemy na przykładzie fikcyjnego lokalu gastronomicznego „Dobre Miejsce”.
- Czym jest biznesplan restauracji?
- Jeszcze zanim zaczniemy tworzyć biznesplan
- Biznesplan krok po kroku
- O czym jeszcze należy pamiętać?
- Podsumowanie
- Wzory do pobrania
Czym jest biznesplan restauracji?
Biznesplan restauracji to dokument, który przedstawia, jak zamierzamy uruchomić i prowadzić nasz lokal. Zawiera informacje na temat naszej wizji, analizy rynku, strategii marketingowej oraz prognoz finansowych. Dzięki temu pozwala ocenić, czy nasz pomysł jest realistyczny i opłacalny. Jeżeli nie, pomaga nam ustalić jakie kroki należy podjąć, aby się do tego przyczynić.
Jeszcze zanim zaczniemy tworzyć biznesplan
Zanim jeszcze przystąpimy do tworzenia biznesplanu, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Pomogą nam lepiej zrozumieć cały zamysł i przygotować się do jego realizacji:
- Jakie są nasze cele? –Czy jest nim stworzenie lokalnego miejsca spotkań, czy może planujemy rozwijać sieć restauracji w przyszłości? Jasne określenie celów pozwoli nam lepiej zaplanować kolejne kroki.
- Kim są nasi potencjalni klienci? – Musimy rozumieć potrzeby naszych przyszłych klientów, aby skutecznie na nie odpowiadać.
- Jakie są nasze mocne i słabe strony? –Świadomość tego, co nas wyróżni na tle konkurencji, a w czym będziemy musieli ją nadgonić to podstawa marketingu.
- Jakie są potencjalne wyzwania na rynku? – Przeanalizujmy wszystko,od konkurencji, przez zmiany w przepisach, po sezonowość w branży gastronomicznej. Im lepiej będziemy przygotowani na ewentualne trudności, tym łatwiej będzie nam je pokonać.
- Jakie są nasze oczekiwania finansowe? – Realistyczne podejście do finansów pozwoli nam stworzyć bardziej rzetelny i osiągalny biznesplan.
Biznesplan krok po kroku
Przygotowanie biznesplanu restauracji to proces, który wymaga podejścia z pewną dozą sceptycyzmu. Każdy pomysł, choćby wydawał się świetny, wymaga krytycznego spojrzenia. Oczywiście nie znaczy to, że z biznesu trzeba od razu rezygnować, jeżeli coś będzie problematyczne. Im więcej problemów znajdziemy i rozwiążemy, tym lepiej. Bez wątpienia więc warto poświęcić odpowiednio dużo czasu na analizę ryzyk i potencjalnych wyzwań, które mogą pojawić się na drodze do realizacji naszych celów. Dzięki temu stworzymy solidny biznesplan, który ostatecznie pozwoli nam stworzyć również miejsce, które przysporzy nam jak najmniej problemów. Niezwykle ważne jest więc sumienne przejście przez każdą z poniższych sekcji.
Sekcja 1 – Streszczenie projektu
Wstęp planu to głównie streszczenie naszej wizji. Po jego przeczytaniu powinniśmy mieć ogólny zarys na najważniejsze kwestie przedsięwzięcia. W tej sekcji powinny się znaleźć:
- Koncepcja restauracji – opis rodzaju serwowanej kuchni oraz ogólnego charakteru lokalu.
- Misja i wizja – jasno określone cele i wartości, które przyświecają naszej restauracji.
- Lokalizacja – informacje o mieście i konkretnej lokalizacji, gdzie lokal będzie się znajdować.
- Docelowa grupa klientów – krótkie określenie, do kogo skierowana jest oferta restauracji.
- Wyróżniki – co sprawia, że nasza restauracja będzie wyjątkowa na tle konkurencji.
- Cele finansowe – ogólne założenia dotyczące przychodów i rozwoju w pierwszych latach działalności.
„Dobre Miejsce” będzie oferować nowoczesne interpretacje tradycyjnych polskich potraw w przyjaznej, rodzinnej atmosferze. Chcemy stworzyć przestrzeń, gdzie goście będą czuć się jak w domu. Restauracja będzie zlokalizowana w centrum miasta Zielonka, w pobliżu nowo otwartej galerii handlowej. To z kolei powinno zapewnić stały przepływ klientów. Nasza oferta jest skierowana głównie do rodzin z dziećmi, które będą odwiedzać centrum handlowe. Największą konkurencją bez wątpienia będą strefy gastronomiczne w galerii. To, co pozwoli się nam wyróżnić to klimat – nie będzie tak gwarno i ciasno jak tam. Cel finansowy na pierwszy rok działalności to osiągnięcie stabilności finansowej oraz zbudowanie niewielkiej bazy stałych klientów. Niemniej na dalszy rozwój restauracji pozwolą nam głównie osoby, które nie będą stałymi bywalcami, a jedynie przyjechały na zakupy.
Sekcja 2 – Opis koncepcji restauracji
Na tym etapie szczegółowo rozwiniemy koncepcję lokalu. Przedstawić musimy tu konkretne aspekty dotyczące charakteru naszej restauracji. Po jej przeczytaniu powinniśmy dokładnie wiedzieć, jak wygląda wnętrze naszej restauracji i dla kogo jest przeznaczona. W tej sekcji powinny się znaleźć:
- Opis serwowanej kuchni oraz ogólnego charakteru lokalu – informacje o tym, jakie potrawy będą serwowane i jakie wartości mają przyświecać restauracji.
- Atmosfera i wystrój – opis wnętrza i atmosfery, jaką chcemy stworzyć.
- Godziny otwarcia i styl obsługi – kiedy będzie można do nas przyjść i czy klient będzie obsługiwał się sam, czy może liczyć na pomoc kelnera.
- Docelowa grupa klientów – szczegółowe określenie, do kogo skierowana jest oferta restauracji. W tym analiza demograficzna i preferencje kulinarne potencjalnych klientów.
- Wyróżniki – co dokładnie sprawia, że nasza restauracja będzie wyjątkowa na tle konkurencji.
„Dobre Miejsce” to restauracja, która będzie oferować nowoczesne interpretacje tradycyjnych polskich potraw. W menu znajdą się tradycyjne dania wzbogacone o nowoczesne, autorskie przepisy i sezonowe składniki. Karta rozpocznie się od zakładki nasze specjały, w których wyróżnimy szczególne propozycje. Wszystkie posiłki serwowane będą w ciepłej, rodzinnej atmosferze. To ma pomóc w przyciągnięciu rodzin z dziećmi, które cenią sobie tradycje, ale wychodząc z domu, chcą spróbować czegoś w nowej odsłonie. Dodatkowym atutem będzie region, w którym znajduje się lokal. Słynie on z zamiłowania do tradycji, dzięki czemu chętniej skorzystają z naszej oferty, niż restauracji w galerii.
Lokal będzie urządzony w przytulnym, a zarazem eleganckim stylu. Tak, aby klienci czuli się w nim, jak w domu. Dominować będzie drewno. Po hali przewijać będą się kelnerzy, którzy poza przyjmowaniem zamówień chętnie doradzą, jakie dania wybrać. Obiekt otwarty będzie przez cały tydzień godzinę dłużej niż galeria. Największy nacisk postawimy na obiady w weekendy.
Sekcja 3 – Analiza rynku
W tej sekcji biznesplanu restauracji przeprowadzamy szczegółową analizę rynku, na którym planujemy otworzyć nasz lokal. Działanie to ma pozwolić nam zrozumieć otoczenie biznesowe, w którym będziemy działać, oraz ocenić potencjalne szanse i zagrożenia. Do tego punktu powinniśmy podejść z największą starannością – jakiekolwiek błędy mogą negatywnie wpłynąć na nasz biznes w przyszłości. W tej części powinniśmy uwzględnić:
- Analizę konkurencji – ocena bezpośrednich i pośrednich konkurentów, ich mocnych i słabych stron oraz tego, co możemy zaoferować, aby się wyróżnić.
- Analizę SWOT – zidentyfikowanie mocnych i słabych stron naszej restauracji, a także szans i zagrożeń na rynku.
- Analizę demograficzną – przeanalizowanie grupy docelowej, z uwzględnieniem wieku, stylu życia, preferencji kulinarnych i lokalnych trendów.
- Lokalne warunki rynkowe – ocena, jak lokalizacja i regionalne czynniki ekonomiczne mogą wpływać na powodzenie restauracji.
- Trendy rynkowe – identyfikacja aktualnych trendów w branży gastronomicznej, które mogą mieć wpływ na nasz biznes.
W przypadku „Dobrego Miejsca” nasza analiza rynku koncentruje się na mieście Zielonka, które liczy 50 tysięcy mieszkańców. Co więcej, jest dynamicznie rozwijającą się miejscowością w pobliżu większego miasta. Naszym największym konkurentem będą food halle zlokalizowane w nowo otwartej galerii handlowej, które przyciągają klientów głównie dzięki wygodzie i szerokiej ofercie gastronomicznej. Niemniej wszystko to odbywać się będzie w zatłoczonym i często hałaśliwym otoczeniu. Naprzeciw temu, wyjdziemy ze spokojnym miejsce, w którym będzie można odpocząć od zakupów.
Silną stroną naszej restauracji jest przede wszystkim jej lokalizacja w pobliżu centrum handlowego. Z drugiej strony oznacza to konieczność konkurowania z dużymi sieciami gastronomicznymi w galerii. Szanse widzimy jednak w rosnącym zainteresowaniu lokalnymi, autorskimi kuchniami. Niemniej zagrożeniem mogą być zmieniające się preferencje klientów i ewentualne zmiany wpływające na dochody mieszkańców. Nie będziemy bowiem w stanie konkurować z cenami jedzenia w popularnych restauracjach sieciowych.
Naszymi głównymi klientami będą rodziny z dziećmi, którzy odwiedzają galerię handlową, ale szukają spokojniejszego miejsca na posiłek. W Zielonce, z uwagi na to, że miasto nie jest duże, istnieje również szansa na to, że pozyskamy stałych klientów. Co więcej, miejscowość rozwija się dynamicznie, a otwarcie galerii powinno jeszcze powiększyć ten trend. Najważniejsze jest jednak to, że większość nowych rodzin to małżeństwa w wieku około 30 lat, którzy są świadomi tego, jak ważna jest zdrowa dieta.
Na rynku i w miejscowości obserwuje się również rosnącą popularność kuchni bazującej na lokalnych składnikach oraz autorskich przepisach. To z kolei idealnie wpisuje się w naszą ofertę. Przeprowadziliśmy też ankietę na jednej z lokalnych grup, gdzie ludzie wskazują, że potrzebują miejsca tego typu.
Sekcja 4 – Model biznesowy i strategia operacyjna
Na tym etapie szczegółowo opisujemy, jak nasza restauracja będzie działać na co dzień oraz jakie przyjęliśmy założenia biznesowe. Po przeczytaniu tego musimy wiedzieć, w jaki sposób zamierzamy generować przychody i jakie będą nasze główne źródła dochodów. Musimy również wiedzieć, jak przebiegać będzie codzienne funkcjonowanie restauracji. W tej sekcji powinniśmy uwzględnić następujące elementy:
- Model biznesowy – opisujemy, w jaki sposób restauracja będzie zarabiać.
- Strukturę kosztów – szczegółowe omówienie kosztów operacyjnych, takich jak wynajem lokalu, zakup produktów, płace pracowników, marketing oraz inne niezbędne wydatki. Ważne jest też, aby dokładnie przedstawić prognozy finansowe, które pomogą w ocenie rentowności biznesu.
- Plan operacyjny – określenie jak będą wyglądały dostawy, przygotowanie potraw, obsługa klientów itp.
- Zespół i zarządzanie – opis ról w zespole, liczba pracowników, ich obowiązków, oraz plan zarządzania personelem.
- Technologia i innowacje – opis technologii wspierających działalność restauracji, takich jak systemy POS, oprogramowanie do rezerwacji, aplikacje do zarządzania zapasami, oraz inne nowoczesne narzędzia.
Model biznesowy „Dobrego Miejsca” opiera się na sprzedaży dań na miejscu, które będą głównym źródłem dochodów. Dodatkowo, po roku wprowadzimy również dostawy, które powinny przyczynić się do dodatkowych dochodów. Aby przyciągnąć mieszkańców, wprowadzimy również kartę stałego klienta, na podstawie której będzie można otrzymać zniżkę w wysokości 10%.
Ponoszone koszty to:
- wynajem lokalu – ok. 5 000 PLN miesięcznie;
- składniki – ok. 30% ceny sprzedawanych dań;
- wynagrodzenia pracowników – na początku zatrudnimy dwie osoby do obsługi gości, które łącznie zarobią 10 000 zł. Kuchnią zajmiemy się sami.
- marketing – głównie bazować będzie na lokalnych grupach, niemniej po 6 msc przeznaczymy na niego 5% przychodów.
Dostawy świeżych produktów będą odbywać się codziennie rano. Współpracować będziemy z hurtownią warzyw i owoców. Mięso i ryby kupować będziemy od lokalnych dostawców. To właśnie oni zapewnić mają nam wyróżnienie się na tle konkurencji. Kuchnia będzie pracować od godziny 9:00, aby przygotować wszystko na otwarcie o 11:00. Od tej godziny na sali pojawi się obsługa przyjmująca zamówienia. W zadaniu pomogą im systemy POS. Ponadto rezerwacji stolika dokonać będzie można online na dzień przed. Wszystko uzupełni również system zarządzania zapasami, dzięki czemu na bieżąco będzie można kontrolować stan magazynu i uzupełniać ewentualne braki.
Zespół „Dobrego Miejsca” będzie składał się z 4 osób. Będą to dwie osoby w kuchni (ja i żona) oraz dwie osoby przyjmujące gości. Zarządzaniem będziemy na początku zajmować się sami tak, aby maksymalnie ograniczyć ponoszone wydatki.
Sekcja 5 – Plan marketingowy
Plan marketingowy pokazuje, w jaki sposób zamierzamy promować naszą restaurację i przyciągać do niej klientów. W tej sekcji określamy strategię marketingową, która będzie wdrażana zarówno przed otwarciem, jak i w trakcie prowadzenia działalności. Skupiamy się na wykorzystaniu dostępnych narzędzi marketingowych, takich jak media społecznościowe, kampanie online, promocje oraz działania mające na celu zbudowanie lojalności klientów. W tej fazie najważniejsze jest efektywne zarządzanie budżetem marketingowym, który będzie dostosowany do możliwości finansowych naszego biznesu.
W pierwszych sześciu miesiącach działalności „Dobrego Miejsca” skupimy się na darmowych kanałach promocji. Głównie będą to media społecznościowe jak Facebook i Instagram. Planujemy regularnie publikować zdjęcia potraw i angażujące treści, aby przyciągnąć uwagę lokalnej społeczności oraz klientów odwiedzających pobliską galerię handlową. Liczymy na duży ruch organiczny dzięki dogodnej lokalizacji. Jeśli jednak liczba klientów będzie niższa od oczekiwań, mamy zabezpieczony budżet na dodatkowe działania marketingowe. Po sześciu miesiącach planujemy zainwestować 5% przychodów w intensywniejsze kampanie reklamowe.
Sekcja 6 – Planowanie finansów
Planowanie finansów to kolejna istotna część każdego biznesplanu restauracji. W tej sekcji przedstawiamy szczegółowy plan finansowy. Musi on obejmować koszty inwestycyjne i operacyjne, przewidywane przychody oraz prognozy finansowe na najbliższy czas. W tej sekcji uwzględniamy także plan działań finansowych na wypadek, gdyby nasze oczekiwania nie były zgodne ze stanem faktycznym. Po przeczytaniu tego punktu musimy być pewni, że jesteśmy przygotowani na każdą ewentualność.
W przypadku „Dobrego Miejsca” plan finansowy obejmuje początkowe koszty inwestycyjne. Składają się na nie:
- wynajmem lokalu na najbliższe 6 msc (30 000 zł);
- uposażenie pracowników również na 6 msc (60 000 zł);
- remont (20 000 zł);
- zakup wyposażenia kuchennego (30 000 zł);
- zakup dekoracji wnętrz (5 000 zł).
Szacujemy, że początkowy kapitał na otwarcie wyniesie 145 000 zł. Po upływie 6 msc zakładamy, że koszty operacyjne restauracji będą obejmować wynajem lokalu, koszty surowców wynoszące około 30% ceny dań, a także wynagrodzenia pracowników.
Nasze prognozy finansowe przewidują, że w pierwszych sześciu miesiącach działalności osiągniemy przychody na poziomie 40 000 PLN miesięcznie. To pozwoli nam pokryć koszty operacyjne i zbliżyć się do rentowności. W przypadku niższych przychodów odłożyliśmy fundusz na ewentualne dodatkowe działania marketingowe, co pozwoli na zwiększenie widoczności i przyciągnięcie klientów.
Sekcja 7 – Zarządzanie ryzykiem
W tej sekcji biznesplanu restauracji skupiamy się na identyfikacji i zarządzaniu ryzykiem, które może wpłynąć na naszą działalność gastronomiczną. Pozwala to nam lepiej przygotować się na nieprzewidziane wydarzenia i zminimalizować potencjalne straty. W tej części planu powinniśmy:
- Zidentyfikować potencjalne zagrożenia dla restauracji – od ryzyk finansowych, przez konkurencję, aż po kwestie operacyjne, takie jak dostawy, brak personelu czy zmieniające się trendy na rynku.
- Opracować strategie zarządzania ryzykiem – czyli działania, które pomogą zminimalizować skutki niepożądanych sytuacji.
- Przygotować plan awaryjny – na wypadek różnych scenariuszy (np. spadek przychodów, trudności z dostawami surowców, sezonowe wahania klientów).
W przypadku „Dobrego Miejsca” zidentyfikowaliśmy kilka potencjalnych ryzyk:
- Niższa niż zakładana liczba klientów w pierwszych miesiącach. Aby się przed tym zabezpieczyć, przygotowaliśmy fundusz rezerwowy, który zostanie przeznaczony na dodatkowe działania marketingowe. Wzmocnimy naszą obecność w mediach społecznościowych oraz zaczniemy szybciej niż założone 6 msc inwestować w płatne reklamy.
- Silna konkurencja ze strony food halli w galerii handlowej – oferują one szeroką gamę jedzenia w dogodnej lokalizacji. Naszą odpowiedzią na to jest wyróżnienie się na rynku przez stworzenie spokojnej, rodzinnej atmosfery. Będziemy koncentrować się na obsłudze rodzin, które szukają komfortowego miejsca poza zgiełkiem galerii.
- Reakcja klientów na nowoczesne wersje tradycyjnych potraw. Zielonka to region ceniący tradycję, co może powodować pewne obawy dotyczące przyjęcia nowoczesnych interpretacji polskich dań. Jednak uważamy, że wielu klientów wychodzących do restauracji chce spróbować czegoś znanego, ale w nowej odsłonie. Aby złagodzić ryzyko, skupimy się na zachowaniu naturalnych składników. Dodawać będziemy jedynie subtelne nowoczesne akcenty, które będą odróżniać nasze dania od codziennych, domowych posiłków.
Sekcja 8 – Zarządzanie i organizacja
W tej sekcji musimy opisać to, jak będzie wyglądała struktura zarządzania, podział obowiązków, a także sposób organizacji pracy w lokalu. Powinniśmy precyzyjnie określić, jakie role będą pełnić poszczególni pracownicy, jak będzie wyglądać proces rekrutacji oraz jaki będzie system zarządzania personelem. Ważne jest również opisanie metod monitorowania wydajności pracy i zarządzania zespołem.
W naszej restauracji pracować będą cztery osoby. Ja i moja żona, jako właściciele, zajmujemy się zarządzaniem całym lokalem, ale przede wszystkim pełnimy funkcję kucharzy. Nasza pasja do gotowania oraz doświadczenie kulinarne pozwalają na to, by osobiście dbać o jakość potraw, kontrolować składniki oraz odpowiadać za kreowanie menu. Obsługą klienta zajmować się będą dwie osoby. Będą one odpowiedzialne za przyjmowanie zamówień, doradzanie gościom, serwowanie dań oraz dbanie o porządek w sali. Wspomagać ich będzie nowoczesna technologia. Z jej wykorzystaniem zamówienie zostanie od razu przesłane do kuchni.
Jako właściciele zajmujemy się również późniejszą rekrutacją i szkoleniem pracowników. Aby wspomagać ich produktywność, stawiamy przede wszystkim na regularne rozmowy. W ich trakcie liczymy na rozwiązywanie wszelkich problemów, których doznają.
O czym jeszcze należy pamiętać?
Na koniec należy mieć świadomość, że podany przykład restauracji „Dobre Miejsce” jest stosunkowo prosty. Warto jednak pamiętać, że im bardziej rozbudowany i szczegółowy będzie biznesplan lokalu, tym lepiej. Zdecydowanie zwiększy on szanse na to, że odpowiednio przygotujemy się na wyzwania, które mogą pojawić się w trakcie prowadzenia restauracji. Można do niego dodać masę innych elementów takich jak wstępne menu czy szczegółowe plany dotyczące przyszłego rozwoju i inwestycji.
Co więcej, nie jest to dokument, który musi być w 100% realizowany zgodnie z założeniami. To narzędzie, które ma nam pomóc w prowadzeniu biznesu. W trakcie działalności możemy jednak natknąć się na lepsze pomysły lub zmienne warunki rynkowe. Dlatego dobrze opracowany biznesplan powinien być elastyczny. Ważne jest, aby traktować go jako plan, którego możemy się trzymać. Nie mniej nie możemy bać się wprowadzać modyfikacji, gdy tylko pojawią się nowe, korzystniejsze rozwiązania. Czasem zmiana strategii lub ulepszenie pomysłu może przynieść lepsze rezultaty, niż pierwotnie zakładaliśmy.
Podsumowanie
Stworzenie biznesplanu to fundament sukcesu każdego lokalu gastronomicznego. Dzięki niemu możemy szczegółowo zaplanować każdy etap – od koncepcji, przez analizę rynku, po finanse i zarządzanie ryzykiem. Pozwala nam określić wizję i cele oraz przygotować się na potencjalne wyzwania, które mogą pojawić się w trakcie prowadzenia działalności. Warto jednak pamiętać, że to również narzędzie elastyczne, które można dostosować w zależności od zmieniających się warunków.
Wzory do pobrania
Zobacz też: